秘書は「特定の上司」をサポートし、スケジュール管理や得意先へ持参する手土産の用意、会議に同席して内容をまとめたり、上司の体調管理といった業務をこなします。

営業事務は「1人~数人の営業マン」をサポートしオフィスでの電話対応や情報収集、文書管理、来客への対応など、留守が多い営業マンに代わって業務を行います。

その会社によって業務内容はさまざまですが、細かい業務から、人事・労務・企業会計・財務の基礎知識が必要な場合があり、オールマイティーに仕事をこなせる能力が求められることもあります。

営業事務や秘書の魅力
  • 会社のトップの人と共に行動でき、勉強になる
  • 語学力を最大限活かせることができる
  • 細かなマナーや気配りを身に付けることができる

営業事務や秘書に求められるスキル(能力)とは?

事務や秘書は、意外と仕事の幅が広く、なんでもできなければ営業マンや上司をフォローすることができません。では、しっかりとしたフォローをするためには、どんなスキル(能力)が必要になってくるのでしょうか。

  • コミュニケーション能力
  • 適応力
  • 向上心
  • 忍耐力
  • 専門知識・専門技術

この5つが代表的な必要なスキルです。どれも当たり前のように感じますが、どれも意外と難しい部分でもあり、勘違いしやすい部分でもあります。

 

常識的なマナーや気配り(コミュニケーション力)

営業事務は電話対応が多く、秘書は対面してからの接客することが多いと思いますが、どちらも相手を不愉快にさせない基本的で常識的なマナーが必要となります。

営業事務の場合は、電話の入口になりますので、そこで会社の第一印象が決まってしまいます。

秘書の場合は、担当している上司の印象を決める存在でもありますので、秘書の態度や対応が悪いと、上司にも影響が出てしまいます。

他にも、忙しい上司や担当者のために次の仕事の段取りを組んであげたり、優先順位の高い順から説明したりするような気配りも大切ですね。

臨機応変な対応(適応力)

営業事務の場合は、複数の営業マンにつくので、誰でも同じ対応の仕方ではダメです。

その担当者の癖や短所をよく理解した上で、フォローしてあげないと、逆に営業マンの足を引っ張ることになってしまいます。

 

秘書の場合は、いろんな業界の人と会いますので、その業界に適した会話をすることが臨機応変な対応といえます。

知識を深める(向上心)

ただ単に事務の作業を覚えたり、秘書の仕事を覚えるだけでは、本当に営業マンや上司のフォローができているとは言えません。

しっかりとしたフォローをするには、仕事の中身や流れをよく知り、理解することが大切です。もし、仕事を深く知らずにフォローしてしまうと、ただのおせっかいになってしまい、周囲から煙たがられる存在になってしまいます。

クレームなどを気にしない(忍耐力)

営業事務はクレームを受けることもあり、秘書は上司の立場を守るために、話せないこともあります。

そういった「イヤなこと」を対処するのも仕事の一つです。ほとんどのクレームやトラブルの責任は、事務や秘書にはないのですが、どうしても電話の入口が事務だったり、連絡先が秘書だったりします。

そこで、あからさまにイヤな態度をとってしまうと、余計相手を怒らせてしまったり、会社のイメージを落としてしまうので、「こうしたことも仕事の一つだ」と理解して、対応する忍耐力が必要です。

語学が役立つ(専門知識・専門技術)

会社がグローバルな展開をしているなら、語学力が必要な時があります。

得に秘書の場合は、業界のトップの人と交流する機会があり、そのほとんどが外国人なので、もし英語のできない上司についた場合は、語学力が必要になってきます。

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